Donner accès à votre logiciel de facturation à un compagnon, un commercial ou un sous-traitant, c’est risqué si vous ne contrôlez pas ce que chacun peut voir. Le système de permissions Khosmos vous permet de définir des rôles précis : qui peut chiffrer, qui peut facturer, qui voit la marge, qui n’accède qu’à ses propres chantiers. Tout se règle en 5 minutes.
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Ce que la fonctionnalité résout
Dans une équipe de 3 à 15 personnes, le besoin est universel : le chef d’entreprise voit tout, les conducteurs de travaux voient leurs chantiers, les compagnons voient les bons d’intervention du jour, les sous-traitants accèdent uniquement à leurs lots. Sans permissions, vous êtes face à un dilemme : tout ouvrir (risque fuite tarifs, marge, fichier client) ou tout cloisonner (mais alors votre équipe ne peut rien faire). Khosmos résout ça avec des rôles prédéfinis + des règles fines par utilisateur.
[Screenshot — matrice de permissions Khosmos : colonnes « Voir / Créer / Modifier / Supprimer / Voir marge » pour chaque entité (devis, factures, clients, paiements)]
Comment l’utiliser : pas-à-pas
- Aller dans Paramètres › Équipe et cliquer « Inviter un utilisateur ».
- Saisir email + rôle parmi les 5 rôles prédéfinis : Administrateur, Conducteur de travaux, Compagnon, Comptable, Sous-traitant.
- Affiner les permissions si besoin : cocher/décocher Voir les marges, Créer des devis, Valider des factures, Accéder aux paiements.
- Restreindre par périmètre : limiter l’accès à certains chantiers, certains clients ou certaines équipes (utile pour les agences multi-sites).
- Activer la 2FA (double authentification) pour les profils sensibles (Admin, Comptable).
- Auditer l’activité : depuis le journal des actions, voyez qui a créé, modifié, supprimé chaque document, avec horodatage.
Cas d’usage concret
Sébastien dirige une entreprise de couverture-charpente (12 salariés) en Bretagne. Avant Khosmos, il partageait son compte Outlook avec sa secrétaire et donnait ses identifiants Excel à ses deux chefs d’équipe — résultat : zéro traçabilité, et un commercial parti à la concurrence avec le fichier client. Aujourd’hui, chacun a son compte : la secrétaire facture, les chefs d’équipe créent les devis mais ne voient pas la marge nette, les compagnons remplissent les bons d’intervention sur tablette. Le journal d’audit a déjà permis de retrouver une facture supprimée par erreur.
Particulièrement utile pour les entreprises avec sous-traitance (charpente, génie climatique) où plusieurs intervenants accèdent à un même chantier.
Bénéfices mesurables
- Sécurité : -100 % de fuites de données client / tarif vers la concurrence
- Traçabilité : chaque action horodatée et attribuée à un utilisateur identifié
- Autonomie équipe : +50 % d’actions déléguées sans risque
- Conformité RGPD : journal d’audit exportable en cas de contrôle
Mini FAQ
Combien d’utilisateurs sont inclus dans mon abonnement ?
Khosmos propose des formules selon la taille d’équipe (solo, 3, 10, 25 utilisateurs et plus). Aucun frais à l’usage : un compagnon qui se connecte une fois par mois ne coûte pas plus cher.
Puis-je créer un rôle 100 % personnalisé ?
Oui sur les formules Pro et Équipe. Vous combinez les permissions atomiques (voir devis / créer facture / accéder caisse / etc.) pour construire un rôle sur mesure.
Comment gérer un compagnon qui quitte l’entreprise ?
Désactivez son compte en un clic. Tout son historique de saisie reste accessible (traçabilité), mais il ne peut plus se connecter. Vous pouvez aussi forcer une rotation de mot de passe global.
En résumé
Avec les permissions Khosmos, vous déléguez sans craindre les fuites et vous gardez une traçabilité totale. Indispensable dès qu’on dépasse 2 utilisateurs. Essayez gratuitement 14 jours et configurez votre équipe en quelques minutes.
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Consultez aussi notre guide : Logiciel de facturation pour artisan BTP | Khosmos.