Passer d’1 utilisateur à 5, 10 ou 20 comptes Khosmos, ce n’est pas juste ajouter des comptes : c’est repenser le flux des documents. Qui crée les devis ? Qui valide ? Qui envoie les factures ? Qui encaisse ? Voici comment Khosmos vous aide à organiser une équipe BTP, du tandem gérant + secrétaire à l’entreprise de 25 salariés avec conducteurs de travaux et compagnons sur le terrain.
Sommaire de l'article
Ce que la fonctionnalité résout
Dans une TPE ou PME du bâtiment, le bordel administratif est une vraie cause de baisse de rentabilité : devis qui se perdent entre l’atelier et le bureau, factures envoyées en double, ressaisies entre conducteur de travaux et compta. Khosmos multi-utilisateurs propose un workflow clair : chaque rôle a sa responsabilité, les documents passent d’une étape à l’autre avec validation, tout est tracé.
[Screenshot — vue « Workflow équipe » Khosmos : étapes Brouillon → Validé conducteur → Validé patron → Envoyé client, avec qui est en attente à chaque étape]
Comment l’utiliser : pas-à-pas
- Cartographier les rôles de votre équipe : gérant, conducteur, secrétaire, comptable, compagnons terrain.
- Inviter chaque membre depuis Paramètres › Équipe (voir permissions équipe).
- Définir les workflows : qui crée le devis (conducteur), qui le valide (patron au-dessus d’un seuil), qui le facture (secrétaire).
- Affecter les chantiers par conducteur de travaux ou équipe. Chacun ne voit que ses affaires.
- Activer les notifications : un devis attend une validation, une facture est impayée, un acompte arrive à échéance.
- Tenir une réunion hebdo « données Khosmos » : 30 minutes pour passer en revue les devis en attente, les retards et la charge équipe.
- Mesurer la performance par utilisateur : nombre de devis créés, taux de signature, encaissements générés.
Cas d’usage concret
Frédéric dirige une entreprise tout corps d’état (16 salariés) en Vendée. Il a 3 conducteurs de travaux, une assistante commerciale, une comptable, 10 compagnons. Avec Khosmos, chaque conducteur crée ses devis depuis sa tablette sur chantier ; l’assistante les valide visuellement, le patron signe au-dessus de 20 000 €, la comptable édite les factures à l’avancement. Plus aucun document perdu, et un tableau de bord qui montre en direct la charge de chaque équipe.
Ce schéma marche pour les charpentiers, électriciens en lots neufs, génie climatique multi-équipes.
Bénéfices mesurables
- Documents perdus : 0 % (vs ~15 % avant)
- Temps de réunion administrative : -50 %
- Visibilité activité : tableau de bord temps réel au lieu d’extractions Excel manuelles
- Capacité d’absorption : +30 % de chantiers/an à équipe constante
Mini FAQ
Combien d’utilisateurs Khosmos peut-il gérer ?
De 1 à plusieurs centaines. Les formules sont calibrées par tranches (solo, 3, 10, 25, illimité). Aucun frais à l’usage pour les comptes peu actifs.
Comment éviter qu’un compagnon modifie une facture par erreur ?
Configurez son rôle en « Compagnon » : il peut créer des bons d’intervention et joindre des photos, mais ne peut pas toucher aux factures déjà émises (lecture seule).
Mes conducteurs peuvent-ils travailler à distance ?
Oui, Khosmos est 100 % cloud. Ils peuvent intervenir depuis chantier (tablette), bureau (PC) ou domicile (smartphone) avec exactement les mêmes données en temps réel.
En résumé
Khosmos multi-utilisateurs structure votre équipe BTP sans rigidité, avec des workflows simples et une traçabilité totale. La croissance devient organisable. Essayez gratuitement 14 jours et invitez votre équipe dès le 1er jour.
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Consultez aussi notre guide : Logiciel de facturation pour artisan BTP | Khosmos.